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Integrar um novo colaborador é o primeiro passo para o sucesso de sua jornada na empresa. Já sabemos o quanto o processo de onboarding é essencial para a retenção e satisfação, mas como ele funciona em times remotos? E quais as boas práticas para um processo de onboarding remoto e eficiente?

Sabemos que com os novos modelos de trabalho, muitas empresas sentem dificuldades em estruturar um onboarding eficiente. E já adiantamos que as coisas são um pouco diferentes quando falamos da integração de novos colaboradores no escritório e no home office.

Neste artigo, vamos explorar melhor o assunto e trazer maior clareza para seu onboarding remoto. Boa leitura!

Por que você precisa estruturar um bom onboarding?

Infelizmente, vimos que muitas empresas menosprezam o poder do onboarding.

Seja para times presenciais, híbridos ou 100% remotos, é muito importante que todos os novos contratados se sintam bem recebidos e, principalmente, bem orientados para começar a trabalhar.

 Pesquisas mostram o quanto o onboarding é um processo benéfico, tanto para a empresa quanto para o colaborador. Esta é uma estratégia win-win que deve ser considerada pela gestão.

Para você ter uma noção, dados mostram que a integração, quando bem realizada, pode aumentar 38% da performance, 49% da contribuição do profissional nas primeiras semanas, além de aumentar 30 vezes mais a satisfação com o trabalho e 40 vezes mais o sentimento de pertencimento e apoio da organização.

E pasmem, empresas que apresentaram fortes processos de integração melhoram a retenção de colaboradores em 82%, segundo esta pesquisa.

De fato, um onboarding bem estruturado pode melhorar as taxas de retenção, a produtividade, a satisfação e a experiência do colaborador.

O que difere um onboarding remoto para um presencial?

A resposta é simples: os desafios são diferentes.

A integração de um novo funcionário tem o objetivo de desenvolver as habilidades e os comportamentos necessários para o seu sucesso na empresa. O processo de onboarding faz com que o colaborador conheça a cultura, se familiarize com seu time e com os processos do dia a dia.

Porém, o onboarding, quando acontece fora do escritório, pode apresentar alguns desafios. Tais como desafios na comunicação, com o distanciamento, com a dificuldade de acompanhar o progresso e analisar a eficiência da integração.

E se os desafios são diferentes, a estrutura do onboarding remoto precisa ser eficientes para solucionar estes problemas.

Quais as melhores práticas para o onboarding remoto?

No geral, as melhores práticas precisam de três componentes principais: comunicação, conexão e criatividade. A seguir, vamos explicar com mais detalhes e trazer dicas.

#1 Organize-se e prepare toda equipe.

Parece óbvio, mas muitos esquecem de se preparar para receber o novo colaborador. Para isso, é preciso de planejamento estratégico, de objetivos claros para seu onboarding.

Pergunte-se: o que é necessário ser feito para que este contratado se integre com facilidade? Quais ferramentas são essenciais para o processo? Quais pessoas precisam ser envolvidas? Quanto tempo deve durar a integração? E quais os resultados que você gostaria de ter com este onboarding?

Não se esqueça de envolver toda a equipe. Conversar e alinhar o processo de onboarding com o time é essencial para que todos entendam as expectativas.

#2 Forneça o necessário com antecedência

Para que seu novo contratado não tenha uma experiência estressante no começo de sua jornada, é importante que sua empresa forneça todas as instruções e ferramentas necessárias para o sucesso do onboarding remoto.

Esteja preparado para atrasos. A distância entre a empresa e o local de trabalho do funcionário pode gerar atrasos na entrega de materiais físicos e tudo isso pode causar ansiedade.

Sabemos que muitos dos recursos para times remotos são digitais. Mas não mande as instruções, os logins e senhas de última hora, isso pode afetar a experiência deste funcionário e gerar um estresse desnecessário.

Não se esqueça de enviar instruções claras e se comunicar com frequência, deixar sempre o contratado informado e alinhado com os próximos passos é a melhor forma de garantir o sucesso do onboarding.

#3 Apresente a empresa de forma estratégica

Esta dica é extremamente valiosa. Claro que todos temos que apresentar a história da empresa e as questões que a cercam. Mas a forma como você apresenta sua organização pode influenciar todo o processo do onboarding remoto.

Toda videochamada tende a ser cansativa, principalmente, quando vamos contar uma história e trazer um conteúdo mais explicativo. O ideal é que você inove este momento. Busque formas interativas de apresentar a empresa, a cultura, as metas, as expectativas e tudo mais.

Traga vídeos, fotos, use a sua criatividade de forma estratégica. Assim, o novo contratado não se sente tão exausto e absorve melhor estas informações tão importantes.

#4 Comunique-se constantemente

Como já falamos, a comunicação é a chave para um onboarding remoto eficiente. É essencial sempre manter este profissional alinhado e informado; e nunca se esqueça de perguntar por dúvidas e se demostrar disponível para ajudá-lo.

Você também pode fazer reuniões de check-in diárias para esclarecer dúvidas e relembrar os próximos passos do processo.

#5 Organize reuniões de apresentação e incentive a comunicação

Uma prática muito efetiva para o onboarding remoto é organizar reuniões para integrar o novo colaborador com o time. E aqui entra a criatividade. As reuniões de apresentação não precisam necessariamente ser algo formal e introdutório. Você pode ir muito além de “nos conte mais sobre você”.

Algumas empresas optam por happy hours online, por dinâmicas mais descontraídas, outros usam aplicativos de gamificação e por aí vai. O importante é transformar uma chamada online em uma experiência conectiva e engajada.

Outra prática importante é o incentivo à comunicação. Então, incentive a participação dos outros funcionários, peça para que todos abram suas câmeras, aqui as dinâmicas também ajudam muito.

#6 Ofereça treinamentos de fácil acesso

Para muitos cargos é preciso de alguns treinamentos antes do contratado começar a exercer seu trabalho. Mas é muito importante que este treinamento seja estratégico.

Assim como a reunião de apresentação da empresa, um treinamento em vídeo pode ser um tanto quanto cansativo. Por isso, é preciso pensar em formas de deixar este momento mais interativo e trazer maior conexão com o dia a dia do profissional.

Uma outra forma é ver se tem algum colaborador disponível para acompanhar e até mesmo realizar este treinamento. Além de ser um contato mais humano, você está incentivando conexões com o time.

#7 Monte um cronograma com pausas e interações

Uma prática que achamos muito relevante é montar um cronograma variado, incluindo pausas, momentos de interação com o time, com o gestor, momentos de descontração junto com treinamentos e apresentação. A questão aqui é deixar o onboarding remoto mais dinâmico.

Imagina passar o dia todo na frente do computador vendo vídeos e explicações sobre a empresa! É muita informação para digerir, além de ser muito monótono. Isso acaba sendo estressante, cansativo e desengajado.

Por isso, encorajamos seu processo de onboarding a ter um cronograma diverso, que realmente engaje este novo contratado com a empresa.

#8 Peça feedbacks, faça pesquisas

Agora, não adianta montar um onboarding remoto e não entender como está sendo a experiência dos novos colaboradores neste processo.

É preciso acompanhar, entender se o processo está sendo eficiente e se está trazendo os resultados esperados. E nada melhor do que pedir feedbacks para o profissional que passou pelo onboarding.

Faça perguntas estratégicas, tente entender o que foi bom e o que não foi, o que ajudou na sua adaptação ou se teve algo que piorou a integração. Este tipo de feedback é crucial e pode ser feito através de uma 1-1, de uma pesquisa, ou da forma que preferir.

A dica que damos é sempre usar a tecnologia a seu favor. O onboarding remoto, na verdade, precisa muito do apoio do digital, em todos os processos e em todas as ações e estratégias.

Com a Elofy, por exemplo, você pode criar pesquisas que te ajudem a monitorar e entender a eficiência do seu processo de onboarding. Tudo de forma rápida e eficiente.

Considerações finais

Um onboarding remoto bem estruturado e com boas práticas é importante para os novos funcionários. Devido às limitações, ao distanciamento, à falta de oportunidades de se relacionar presencialmente com o time, muitos profissionais não se sentem bem integrados e isso acaba levando a um cenário não tão bom para a empresa.

Por isso, o seu onboarding precisa criar engajamento, incentivar os relacionamentos e a comunicação de todo o time.

Com ações estratégicas, com a criatividade e a tecnologia, seu processo de onboarding remoto pode ir além e trazer os melhores resultados para você e, principalmente, para seus novos contratados.

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