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A contratação de novos funcionários é uma das mais importantes tarefas do setor de RH das empresas. Por isso, é de extrema importância prestar bastante atenção durante todas as etapas do processo de admissão, desde o recrutamento e seleção, até o onboarding deles. 

Vamos entender um pouco mais sobre o processo de admissão como um todo e a importância de cada etapa? Então segue a leitura.

O que é processo de admissão?

O processo de admissão é literalmente a formalização da contratação de um novo funcionário e não por acaso é um procedimento que gera muitas expectativas. Primeiramente por parte do novo funcionário, que cria toda a imagem do seu novo emprego a partir do que já conhece da empresa, da empresa que espera estar acertando e trazendo um grande profissional para o seu time e por fim, do governo, que visa o cumprimento da CLT na sua totalidade.

O que diz a CLT sobre processo de admissão?

A legislação trabalhista é parte fundamental do processo de admissão de um novo funcionário e precisa ser respeitada na sua totalidade pela empresa contratante.

Nela existem alguns itens como preenchimento da carteira de trabalho e assinatura do contrato que, devido a complexidade, deve ser feito por um profissional de RH totalmente capacitado, uma vez que um erro pode gerar sérios danos a empresa, tanto no âmbito trabalhista quanto financeiro.

Além da qualificação profissional de cada trabalhador, todos os dados relativos à sua admissão no emprego, a remuneração e as condições especiais (se houverem) devem ser registradas. As anotações referentes à remuneração precisam detalhar o valor do salário e sua forma de pagamento.

Quais são os tipos de admissão?

A partir da Reforma Trabalhista, a lei evoluiu no objetivo de acompanhar as relações de trabalho e criou novas possibilidades, flexibilizando as modalidades de contratação.

Hoje é possível contratar freelancers, profissionais remotos, temporários e etc. Abaixo, seguem alguns tipos de contratação que hoje são praticados no mercado:

– Carteira assinada (CLT);

– Trabalhador autônomo / com contrato PJ (geralmente, freelancer);

– Contratação temporária;

– Trabalho parcial (ou meio período);

– Estágio;

– Jovem Aprendiz;

– Terceirização;

– Home office (trabalho remoto);

– Intermitente (geralmente remunerado por jornada).

Etapas do processo de admissão

Quando bem organizado, o processo de entrada de um novo funcionário na empresa pode ser rápido e sem maiores complicações, desde que também seguida a sequência das obrigações, tanto por parte da empresa quanto do (novo) colaborador.

Mas para que isso ocorra, é preciso que essas 6 etapas do processo de admissão sejam observadas e seguidas:

#1 – Recrutamento e seleção: o primeiro passo para a admissão de um recrutador. É conduzido pelo RH, mas geralmente conta com o apoio da área para a qual o funcionário está sendo contratado.

O anúncio da oportunidade deve conter as principais informações da vaga, principalmente o escopo de atividades e as habilidades exigidas. Essa etapa do processo pode se subdividir em algumas outras, que resumidamente são:

– abertura da vaga / candidatura;

– entrevista com o RH;

– análise de perfil comportamental;

– entrevista com gestores de área;

– teste de habilidades específicas (se o gestor da área jugar necessário);

– negociação de salário e alinhamento de expectativas.

#2 – Aprovação do candidato: uma vez que escolhido o candidato e feitos os alinhamentos necessários em relação a salários e benefícios, chega o momento de dar o passo a frente. Primeiro, é preciso que ele seja comunicado formalmente sobre a aprovação.

Muitas empresas já tornam isso parte do onboarding, enviando um e-mail (ou até um cartão) com uma mensagem que seja acolhedora e transpareça ao novo colaborador um pouco da cultura da empresa. Ah, é importante também dar um feedback aos candidatos que participaram do processo, mas não obtiveram o mesmo sucesso, pois isso mostra o respeito da empresa pelas pessoas, que podem retornar para uma nova seleção no futuro.

#3 – Documentação do profissional: esses documentos podem variar de acordo com o regime de contratação estabelecido e geralmente ocorre em um prazo de 2 dias úteis, para que não haja problema ao reunir esses documentos. Caso a contratação ocorra via CLT, os documentos necessários geralmente são os seguintes:

– Carteira de Trabalho;

– cópia do RG,CPF e título de eleitor;

– número de inscrição no PIS/Pasep;

– certidão de nascimento ou casamento;

– certificado de reservista ou de dispensa militar (apenas para os homens);

– carteira do órgão de classe e número do registro profissional, (como Coren, CRM, OAB e etc);

A empresa tem ainda o direito de solicitar outros documentos de acordo com o cargo a ser ocupado, como diploma de ensino superior ou algum curso de operação de software ou máquina, por exemplo.

#4 – Documentação da empresa: ao dar entrada no registro de um novo funcionário, a empresa também tem suas obrigações com relação à documentos. Todas as informações devem ser registradas na Carteira de Trabalho do novo funcionário e as vias enviadas para o Governo Federal e a Caixa Econômica Federal, que gerencia o FGTS (Fundo de Garantia por Tempo Serviço).

É preciso também adequar um contrato de trabalho e preencher com os dados relativos aos benefícios oferecidos, como por exemplo:

– plano de saúde/odontológico;

– vale refeição/alimentação;

– vale transporte.

Qualquer benefício ou vantagem (como bônus e possíveis comissões) devem ser descritos na proposta de trabalho enviada ao funcionário ainda na admissão, para já dali construir uma relação de confiança.

#5 – Preparação da estrutura: resolvidas as papeladas, é preciso providenciar a estrutura necessária para o novo funcionário exercer suas atividades, como:

– espaço de trabalho;

– mesa e cadeira;

– computador;

– material de escritório (agenda, caneta e o que mais for necessário);

Caso necessário, o setor de TI da empresa precisa criar um e-mail corporativo para o novo funcionário e instalar todos os softwares e ferramentas que ele precisa para a execução do trabalho. Também devem ser concedidos os acessos à intranet (se houver) e ao sistema de controle de ponto.

#6 – Integração e treinamento: geralmente ocorrem nos primeiros dias do novo funcionário na empresa. Ele deve ser apresentado aos colegas, tanto do setor quanto de outros departamentos, mas principalmente aqueles com quem terá relacionamento mais próximo no dia a dia.

É interessante montar uma apresentação sobre a empresa como um todo, com organograma, visão, missão, valores e outras informações significativas. Essa apresentação vai situar o profissional em relação à cultura organizacional e aos objetivos da empresa.

Além disso, o RH deve garantir que ele receba o treinamento necessário para a realização das suas demandas, de acordo com o que é esperado pela empresa. Para isso, pode existir um responsável, que pode ser o gestor do setor ou até mesmo um outro colaborador mais experiente, e o RH apenas acompanha de perto a adaptação do funcionário à nova rotina. 

Ferramentas que auxiliam para o processo de admissão (tecnologia para auxiliar).

As operações automatizadas já são realidade na grande maioria das empresas. Essa movimentação foi acelerada com o crescimento do trabalho remoto imposto pela pandemia.

Mas, hoje existem alguns softwares de admissão, tornando todo o processo mais simples, rápido e de maneira totalmente digital, causando desde o início um impacto positivo no novo colaborador.

Conclusão.

De maneira geral, a admissão de um novo funcionário precisa ser bastante criteriosa, respeitar a lei e também os processos internos da organização. Então é fundamental que todas as etapas sejam planejadas de acordo com as necessidades de cada cargo, zelando sempre pelo respeito e transparência com os candidatos.