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Já parou para pensar que é bem possível que seus novos contratados sintam-se ansiosos ao iniciar no novo emprego? Afinal, quem nunca se sentiu assim?! Os novos colaboradores entram cheios de expectativas e precisam de uma estratégia eficiente para guiá-los nos seus primeiros dias. O processo de onboarding é uma forma muito benéfica de ajudar os profissionais que entram na sua empresa.

Esse processo é tão importante que pesquisa da Business News Daily, nos mostra que 69% dos profissionais, que recebem um onboarding bem estruturado, têm a maior probabilidade de continuar por mais tempo na empresa.

A BambooHr também fez uma pesquisa sobre o processo de onboarding que mostrou que essa estratégia aumentou 38% da performance e 33% do engajamento dos colaboradores.

Os dados são muito relevantes! Mas, infelizmente, não são todos as empresas que dão a devida importância para o onboarding. Muitas mal têm um processo estruturado para isso. Bom, vamos explorar neste artigo um pouco mais sobre o assunto e dar dicas em como fazer um onboarding memorável.

O que é o processo de onboarding?

Também conhecido como socialização organizacional, o processo de onboarding se refere ao mecanismo pelo qual novos funcionários adquirem o conhecimento, as habilidades e os comportamentos necessários para se tornarem membros e insiders eficazes da organização.

O processo varia de organização para organização, difere em procedimentos, técnicas, estilo e muitas vezes dependerá do tamanho da empresa e do nível dos funcionários.

O onboarding tem como objetivo a integração de novos contratados no novo trabalho, familiarizando-os e definindo o cenário para ajudá-los a compreender os valores e objetivos da organização, bem como alinhá-los com relação às estratégias que apoiam a missão da organização.

Um processo de onboarding, quando bem estruturado, permite que as pessoas saibam de que forma se encaixam em sua nova função e como a organização se encaixa em seus objetivos de longo prazo.

A socialização do funcionário em uma nova cultura deve incluir um foco definitivo na importância deste novo membro, transparência e comunicação aberta. Assim, conforme os funcionários obtêm significado de seus trabalhos, eles se sentem mais conectados ao propósito da empresa.

Qual a importância do processo de onboarding?

Fato é: quanto mais rápida uma nova contratação é absorvida, mais cedo o funcionário poderá contribuir para a organização. As empresas perceberam que a impressão criada durante os primeiros dias tem um efeito duradouro na carreira dos indivíduos, podendo resultar no aumento do desempenho e em uma maior lealdade e satisfação no trabalho.

Definiu-se, assim, os três principais propósitos do processo de onboarding: aumentar a confiança das novas contratações, ajudar os funcionários a se tornarem produtivos mais rapidamente e construir uma parceria mutuamente positiva com a organização e os funcionários.

Seja qual for o modelo de onboarding utilizado e a sua duração, é inquestionável a importância do aprendizado durante todo processo, estabelecendo a necessidade de integração eficaz e levando compromisso organizacional e satisfação ao trabalho. Quando bem estruturado, ele pode ajudar a reduzir a ansiedade dos novos contratados, fornecer clareza e compreensão de seu papel, ajudando-os a se ajustarem ao ambiente social.

Como o processo de onboarding pode afetar a retenção e o turnover?

Todo processo de onboarding, seja ele positivo ou negativo, cria uma impressão poderosa na mente dos novos contratados. Isto porque é exatamente nos primeiros dias e meses críticos que os novos funcionários decidem se permanecerão comprometidos com sua função ou se desistirão de assumir o cargo.

Encontrar o talento certo é um desafio crescente. Candidatos desejáveis e qualificados são mais difíceis de encontrar, simplesmente não há trabalhadores suficientes com a educação e o conjunto de habilidades certos. Investe-se tempo, energia e dinheiro para encontrar o candidato perfeito, mas se o seu processo de onboarding for desorganizado, seu novo contratado dos sonhos estará procurando outro emprego antes mesmo de fechar a primeira semana.

As demissões no primeiro ano não são apenas as causas mais comuns para a rotatividade, mas também as mais caras. Levam-se vários meses para que os funcionários sejam produtivos o suficiente para começar a compensar o custo de contratação e treinamento.

Organizações que normalmente perdem talentos apresentam desempenho inferior em toda a empresa. As baixas taxas de retenção afetam negativamente o moral e minam a coesão da equipe. Seus melhores funcionários geralmente pagam o preço à medida que suas frustrações aumentam com o aumento da carga de trabalho.

Os principais motivos pelos quais os funcionários deixam uma empresa são o desenvolvimento da carreira, o ambiente de trabalho, o comportamento gerencial e as características do trabalho. Por isso, as estratégias para reduzir a rotatividade de funcionários começam justamente durante o processo de onboarding.

Este é o momento perfeito para assumir o controle da cultura e do ambiente de trabalho da sua empresa, uma vez que poderá criar uma boa primeira impressão nas áreas de retenção: desenvolvimento de carreira, ambiente de trabalho, comportamento gerencial e características do trabalho.

Por que realizar o processo de onboarding?

Sabe-se que a retenção de novos contratados começa já no primeiro dia. Por isso, é absolutamente do seu interesse atualizar o processo de onboarding dos novos contratados, visto que esse é o momento mais importante para focar na experiência do funcionário.

Quando bem executado, ele pode aumentar as taxas de retenção e produtividade, reduzindo a rotatividade. Além disso, seus funcionários ficam mais felizes e, portanto, mais envolvidos quando os esforços da integração também atendem às suas necessidades.

Os benefícios do processo de onboarding não param com a retenção de funcionários. Com a estratégia certa implementada, seus novos contratados saberão mais rapidamente o que se espera deles. Funcionários comprometidos e motivados produzem mais, são mais eficientes e com menos absenteísmo.

Como fazer um processo de onboarding eficiente?

Se você chegou até aqui, já sabe que fazer um processo de onboarding em bem estruturado é essencial. Por isso, separamos algumas dicas que podem te ajudar a estruturar essa socialização do novo funcionário.

Lembre-se que cada empresa funciona de um jeito específico, por isso, não existe uma regra ou um padrão. O importante é tirar insights e analisar quais ações que funcionam na sua empresa.

Ah, nós focamos muito em estratégias para times remotos que funcionam super bem para outros modelos de trabalho!

#1 Envie seu hardware

Passar os primeiros dias de trabalho resolvendo dificuldades técnicas é uma coisa que ninguém deseja. Não cometa esse erro e solicite com antecedência todo o hardware necessário aos novos funcionários (como um laptop ou celular da empresa).

Quando se tratar de software, se o que precisam não é baseado na nuvem, certifique-se de que esteja pré-instalado em seus dispositivos. Inclua senhas, nomes de usuário e quaisquer outras informações de segurança necessárias para que as contratações remotas possam começar a funcionar facilmente antes do primeiro dia.

Oferecer o material necessário para o trabalho é um passo essencial no processo de onboarding, afinal, ele garante que todos os seus colaboradores tenham condições adequadas para realizar suas tarefas.

#2 Envie um kit de boas-vindas (antes do primeiro dia)

Fazer com que os funcionários remotos se sintam bem-vindos pode ajudar a incorporá-los à sua organização e a sentir que fazem parte da equipe. Criar um sentimento de pertencimento é essencial, já que um dos aspectos mais difíceis de trabalhar remotamente é a sensação de solidão.

Como primeira etapa do processo de onboarding, envie um pacote de boas-vindas com alguns produtos de marca, como cadernos, camisetas, bonés, garrafas de água, canetas. Você pode dar um passo adiante incluindo presentes personalizados de acordo com os interesses de um novo contratado.

Em seguida, coloque uma carta personalizada ou mensagem de vídeo do CEO parabenizando e dando as boas-vindas ao seu novo funcionário.

#3 Conecte seu novo contratado com a equipe antes do primeiro dia

Uma das maiores perguntas que os novos contratados têm quando começam é “com quem estarei trabalhando?”. Elimine a incerteza e o estresse conectando os novos membros ao restante da equipe antes de começarem. Mesmo algo tão simples como uma mensagem de alguns colegas pode ser suficiente para que seus novos contratados se sintam bem-vindos.

Um processo de onboarding bem estruturado garante um canal de comunicação e contato aberto com os novos colaboradores, antes mesmo deles começarem na empresa.

#4 Desenvolva um sistema de camaradagem

As primeiras semanas podem ser desesperadoras para os novos funcionários, enquanto tentam navegar na cultura da nova empresa. Nomeie um “companheiro” de equipe para o novo funcionário. Esse colega de trabalho será o mentor do novo funcionário sobre a cultura da empresa, a estrutura da equipe e o fluxo de informações.

Quando você cria a oportunidade para os funcionários se conectarem com seus colegas (remotos e não remotos), o envolvimento aumentará em ambos os lados.

#5 Otimize seu processo

Há muitas informações para os novos contratados receberem, portanto, divida seu fluxo de orientação em partes para permitir que os novos funcionários se familiarizem, isso vai transformar seu processo de onboarding e deixá-lo mais adequado e eficiente.

Exemplo de como dividir seu conteúdo de orientação:

Cultura da empresa: valores, visão, missão e objetivos futuros da sua empresa.Estrutura da empresa: apresentar departamentos, fluxos de trabalho comuns e as principais pessoas responsáveis.

Ferramentas: guias passo a passo para familiarizar os novos funcionários com as ferramentas que eles devem usar.

Função: visão geral da função e suas responsabilidades, a quem eles se reportarão e com quem trabalharão.Visão geral do projeto: projetos específicos aos quais eles serão integrados.

#6 Abra espaço para o treinamento

Um passo importantíssimo para o processo de onboarding são os treinamentos. Permita que seus novos funcionários remotos alcancem melhor seu potencial total e desempenho ideal, fornecendo treinamento para os processos e sistemas com os quais trabalharão. O objetivo é usar a tecnologia para ajudá-los a melhor aprender e reter o conhecimento que está sendo compartilhado.

#7 Adicione objetivos

Se o seu novo funcionário já trabalhou remotamente antes, é provável que ele tenha iniciativa e know-how sobre como gerenciar seu dia de trabalho de forma eficaz e manter sua motivação. Entretanto, para quem está trabalhando remoto pela primeira vez pode ser um pouco mais difícil estruturar essa nova visão de trabalho. Por isso, é importante definir metas claras desde o início. Você precisa fazer com que os novos contratados sintam que o trabalho que estão fazendo é importante.

Além disso, incentive seus gerentes a agendar check-ins regulares e lembre-os de que suas contribuições são valorizadas. A tentativa de adicionar um propósito à vida profissional de seus funcionários não apenas proporcionará a você uma equipe mais feliz, mas também mais produtiva.

#8 Use a escuta dos funcionários como seu guia

Ouça seus novos funcionários desde o primeiro dia para garantir que eles tenham tudo o que precisam e se sintam apoiados durante toda a sua experiência. É assustadoramente fácil que eles “sumam de vista”, especialmente quando o processo de integração inicial termina. No entanto, uma comunicação consistente e estendida é essencial para manter os funcionários remotos no topo de seu jogo.

Algumas coisas que você pode fazer para mantê-los informados incluem compartilhar notícias de eventos importantes da empresa, realizar videochamadas informais ou agendar check-ins semanais e avaliações mensais.

#9 Não tenha pressa

Não apresse o processo de integração, é durante esse tempo que um novo contratado está aprendendo como fazer seu trabalho, como a empresa funciona, como se encaixam na equipe e assim por diante. Na realidade, é muita informação para processar e pode ser difícil permanecer à tona sem ajuda suficiente.

Sendo assim, para evitar que os novos contratados se afoguem na sobrecarga de informações, mantenha o processo de onboarding indo muito além dos primeiros dias e primeiros meses. Ao fazer isso, você está ajudando o funcionário a aprender em seu próprio ritmo sobre a cultura da empresa, sua função, os benefícios, políticas e assim por diante – desta forma, é muito mais fácil para eles absorverem totalmente todas as informações sem se sentirem sobrecarregados.

#10 Pense além do primeiro dia

Você tem feito a integração do seu funcionário da maneira tradicional, durante um ou dois dias no início da gestão de um novo contratado e pronto?

Embora possa ser tentador eliminar tudo o mais rápido possível, pode ser difícil para quem é novo reter um monte de informações enviadas de uma só vez, especialmente quando estão preocupados em causar uma boa impressão, plantando as sementes para futuras amizades no escritório e tentando obter uma leitura sobre seu novo gerente.

Em vez disso, considere fornecer informações essenciais antecipadamente e passar os próximos meses adicionando à base de conhecimento do novo contratado. Agendar check-ups regulares durante todo o processo também pode ajudar a garantir que os novos contratados tenham formas estruturadas de obter as informações de que precisam para fazer bem o seu trabalho.

#11 Assuma boas práticas durante as reuniões

Embora isso se aplique a todas as reuniões, é especialmente importante assumir boas práticas ao treinar novos funcionários remotos. Ao interagir com novos funcionários, eles tendem a modelar o que veem os outros fazerem na organização.

Dê uma olhada em algumas práticas recomendadas para chamadas remotas:

– Silencie o microfone quando você não estiver falando.

– Preste atenção ao fundo quando estiver em uma videochamada.

– Resista ao impulso de realizar várias tarefas em chamadas de vídeo.

#12 Integre o feedback na atualização de integração de seus funcionários

Você coleta feedback dos novos contratados e dos responsáveis pela integração? A melhor fonte de informações sobre o que está e o que não está funcionando em seu processo de onboarding são as pessoas que participam dele. Não basta presumir que, porque há um processo de integração em andamento, seu trabalho está concluído. A vida e o trabalho mudam com frequência, portanto, pergunte a seus funcionários o que pensam sobre como as coisas estão indo.

#13 Revise e aperfeiçoe continuamente seus processos

Como qualquer novo sistema e processo que você implemente, é importante revisá-lo e aprimorá-lo regularmente. É raro ter um processo de integração remota perfeito na primeira vez. Para ajudar a fazer melhorias significativas, obtenha feedback de funcionários remotos durante e após a integração para entender melhor sua experiência.

Você pode enviar um questionário perguntando aos funcionários quais partes do processo de integração os ajudaram na transição para suas funções, bem como de que forma eles poderiam ter recebido um suporte melhor e quais problemas enfrentaram. Incorporar as respostas dos funcionários o ajudará a criar uma experiência de integração remota mais robusta e agradável para sua próxima rodada de contratações remotas.

As novas contratações trazem talento, experiência, habilidades e novas perspectivas para o trabalho. Investir em novas contratações por meio de um processo de onboarding eficaz garante que os funcionários atendam seu potencial, contribuindo para o sucesso empregador-empregado.

Por isto, é essencial que as organizações estejam prontas para projetar um processo de onboarding bem estruturado, atendendo às demandas do novo contratado, bem como compreendendo suas expectativas, valores, atitudes e comportamentos.

Mais uma vez, vale lembrar que a experiência dos seus funcionários começa lá no dia da entrevista, então garanta fornecer uma visão realista do que o trabalho envolve.

Feito corretamente, o processo de onboarding pode reforçar a imagem da sua empresa como um empregador bem administrado com expectativas claras, que capacita os funcionários e fornece-lhes o suporte de que precisam para obter sucesso.