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Check-in de OKR: passo a passo para o sucesso das metas

A metodologia OKR é uma das principais estratégias de gestão de metas que empresas inovadoras estão usando para alcançar grandes resultados. Mas, o método não é eficiente sem que seus processos sejam executados com eficiência. Um deles, é o check-in de OKR, um dos pontos mais importantes.

Um dos grandes benefícios em usar uma gestão de metas baseadas em OKRs é sua estrutura bottom-up e top-down, isso ajuda a envolver todos os times na estratégia de crescimento. Mas, de fato, manter todos os profissionais da empresa alinhados com as metas é um grande desafio.

Segundo artigo da Medium, apenas 40% dos colaboradores estão 100% alinhados com as metas e objetivos da empresa. A resposta para esse problema são os famosos check-ins, que acontecem, normalmente, toda a semana.

A verdade é que vemos muitos gestores com dificuldade em fazer os check-ins, mas sem essas reuniões de alinhamento, os OKRs acabam perdendo sua integridade, uma vez que um dos principais destaques da metodologia é manter todos os colaboradores alinhados com o progresso e resultados da empresa. Então, vamos explorar mais sobre essa dificuldade, neste artigo.

O que é o Check-in de OKR?

O check-in de OKR é um encontro semanal e rápido, onde o time reflete sobre o progresso em direção aos objetivos já estabelecidos. Por meio dele, você garante que todos possam ver claramente de que maneira seus trabalhos se conectam aos objetivos da empresa, além de decidir quais serão as prioridades e tarefas para a semana seguinte.

A ideia não é ser uma reunião sobre resultados, mas sim, entender quais e como estão o andamento das iniciativas dos colaboradores, se há alguma dificuldade, se é necessário mudar a estratégia, o que está dando certo, o que não está, é uma forma de alinhar todos da empresa e, ainda, prevenir problemas o mais rápido possível.

Quando e quem participa do check-in?

Quanto a periodicidade dos check-ins, costumamos dizer que não há uma regra, mas geralmente, esses encontros acontecem uma vez por semana, principalmente quando falamos de OKRs trimestrais (sejam eles metas individuais ou do time). Porém, quando falamos de check-in de OKRs anuais, o ideal é ter uma reunião mensal para alinhar essas metas.

Vale lembrar que não existem restrições e nem regras quanto às pessoas que participam do check-in de OKR. O importante é que todos os envolvidos estejam presentes e se sintam livres para opinar, para trazer insights e colaborarem com a conversa.

Normalmente, nos check-ins mensais, no qual o assunto é focando nos OKRs anuais, é interessante que todos da empresa estejam presentes, desde colaboradores analistas, especialistas e estagiários, como as lideranças e C-levels. Assim como, nos check-ins semanais, focado em OKRs trimestrais, o ideia é que o time esteja presente obrigatoriamente, mas todos são bem-vindos.

Por que fazer o Check-in de OKR?

Os check-ins são momentos muito subestimados, mas, como falamos acima, são essenciais para a integridade da metodologia OKR. Esses são os principais motivos pelos quais você precisa sempre usar reuniões de alinhamento, como o check-in:

#1 Assegurar o progresso dos OKRs

Um dos maiores erros que gestores cometem em OKRs, é subestimar os check-ins semanais, porque é impossível fazer uma gestão de metas eficiente e assegurar o progresso dos OKRs, sem um alinhamento constante.

Os check-ins semanais são necessários para o controle do progresso, para entender melhor quais caminhos estão sendo tomados. Olhar para o que você e sua equipe estão trabalhando na semana é a principal forma para dar sequência ao atingimento do OKR sem erros e sem estresse.

#2 Mais assertividade e foco em ações

Nenhuma inciativa vai ser 100%, na maioria das vezes, os OKRs precisam de ajustes para garantir o sucesso dos resultados. Por isso, os check-ins são essenciais para manter a assertividade e o foco nas ações que realmente importam, o que ajuda a nortear os colaboradores na organização das tarefas e prioridades.

#3 Otimiza o tempo e evita erros

Imagina chegar no final do trimestre e ver que os OKRs não foram atingidos da forma que sua empresa definiu? Isso acontece muito por conta de erros e obstáculos que vão surgindo. Por isso, revisar as tarefas da semana e decidir as próximas ações, além de otimizar o tempo e trabalho das equipes, ainda evita confusões, dificuldades e possíveis erros.

check-in de okrs

O que fazer antes do check-in de OKR?

A preparação é a chave para o sucesso, isso irá garantir que você execute o plano traçado abordando os principais temas do check-in sem desperdiçar tempo. Por isso:

  • Analise os objetivos da equipe: que progressos foram feitos em relação a eles?
  • Avalie os resultados: seus colaboradores estão no caminho certo? Como estão o andamento dos KR’s? Quais projetos estão conduzindo ao progresso?
  • Entenda os problemas: o que está impedindo ou atrapalhando o atingimento das metas? Quais as ações imediatas que podem ser tomada?
  • Faça anotações: registre suas percepções, faça uma lista dos assuntos que precisam ser discutidos.

Como estruturar o Check-in de OKR?

Agora que você já sabe os processos que precisam ser feitos antes do check-in de OKR, vamos olhar para os processos para estruturar sua reunião:

O que você precisa abordar?

Como falamos anteriormente, as reuniões de check-in de OKR devem ocorrer semanalmente e/ou mensalmente, dependendo do tipo de cadência que você está analisando. De forma geral, todos os integrantes de cada equipe devem estar presentes e a duração média pode ser de 15 a 20 minutos, mas podem levar mais tempo.

Estas reuniões podem ser consideradas o termômetro da metodologia OKR da sua empresa e, por isso, é importante que você aborde os principais pontos:

  • Os objetivos estão no caminho certo? Determine se os seus objetivos estão se direcionando corretamente. Se as metas estão todas alinhadas, se estão todos conseguindo focar no objetivo maior da empresa.
  • Os OKR’s progrediram? Que progresso tem sido feito através dos seus objetivos? Se não houve progresso, busque identificar quais objetivos permanecem parados.
  • O que fizemos certo? O que aprendemos com o ciclo de OKRs anterior? Quais ações foram necessárias para o sucesso?
  • O que devemos fazer de diferente? Quais ações não foram eficientes ou o que pode ser feito diferente no futuro?
  • O que aprendemos com os erros e acertos? O processo de aprendizagem inclui tanto os bons resultados quanto os erros, e de que forma crescer com eles.
  • Quais planos podem ajudar com os OKR’s? O que você pode fazer na próxima semana para dar sequência aos seus OKR’s? Quais os próximos passos?
  • Quem está fazendo o quê? As tarefas individuais precisam ser abordadas e atualizadas.

O que fazer e o que não fazer durante o Check-in de OKR?

Tudo pronto para sua reunião? Então temos algumas dicas de boas práticas para te ajudar a ter sucesso em todo check-in de OKR que você precisar fazer.

  • Foque no necessário: O primeiro passo é seguir a estrutura que você estabeleceu, tente não perder o foco com assuntos que não são prioridade no momento, isso pode confundir os colaboradores e consumir muito tempo desnecessário. Não se esqueça que: o foco deve estar sempre em acompanhar o progresso e identificar dificuldades e melhorias do processo.
  • Atenção para a conversa: também é importante que você esteja sempre atento a situação, ou seja, esteja sempre ouvindo o que seu time tem para dizer, quais suas sugestões, como eles estão se sentido em relação aos OKRs. Aqui, além de entender o cenário em que seu time se encontra, você também abre espaço para uma conversa colaborativa, muitos colaboradores podem trazer insights valiosos para o sucesso dos OKRs.
  • Anote todos os principais pontos: lembre-se de registrar o que está sendo dito e depois compartilhe suas anotações com o time para que no futuro vocês possam retomar nestes pontos.

Mas, e o que não fazer no Check-in de OKR?

  • Não abrir espaço para o time: um dos maiores erros em uma reunião de check-in de OKRs são gestores e líderes que tentam dominar a reunião, que não dão espaço para seus colaboradores opinarem, que não ouvem o que todo o time tem para dizer.
  • Não ultrapasse 15-20 minutos de reunião: por mais que pareça impossível, as reuniões de check-in devem ser curtas, rápidas e práticas. Ao passar o tempo estipulado, você corre o risco de perder a atenção de alguns colaboradores, além de atrasar a rotina do time.
  • Não usar uma ferramenta de gestão de OKRs: a tecnologia está aqui para ajudar, mas muitas empresas ainda não usam ferramentas de gestão, o que pode acabar prejudicando a eficiência da estratégia de dos check-ins. A boa notícia é que a Elofy está aqui para te ajudar nessa missão, com um software amigável, que conta com um analytics para te ajudar a trazer insights rápidos para seu check-in.

Elofy para ajudar no check-in de OKR
Tela OKR Elofy

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