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OKR: O que é e como aplicar essa metodologia? – Guia Iniciante

Você sabe o que é OKR? Já entende o porquê desta metodologia ser fundamental em uma empresa? Neste artigo nós te responderemos a essas e outras perguntas, num guia introdutório sobre OKR, para que você consiga implementar esse método na sua equipe e conquistar resultados incríveis ainda esse ano.

OKR definitivamente não é uma metodologia iniciante ou desconhecida. Ela é, na verdade, utilizada pelas maiores empresas do mundo. Google, Amazon, Walmart, Twitter, Intel, Target, Spotify, Nubank, Microsoft, Adobe, LinkedIn e Airbnb são apenas alguns exemplos. Esse método já existe há bons anos e é bem admirado no exterior. No Brasil, entretanto, o assunto acabou chegando um pouco mais tarde, mas vem ganhando cada vez mais destaque e força no país.

O crescimento do uso da metodologia aqui no Brasil é surpreendente nos últimos anos. E é por conta disso que esse tem se tornado um método tão procurado pelas empresas atualmente. Em resumo, a teoria do OKR teve seu início em meados dos anos 70. Andy Grove, ex-presidente da Intel, é considerado o “Pai dos OKRs”, por ter feito o test drive dentro da sua empresa. Não demorou muito para ela conquistar rapidamente diversos empresários. Um grande exemplo é Larry Page, CEO da Alphabet e cofundador da Google.


“OKRs nos ajudaram a crescer 10x, várias vezes. Nos ajudaram a tornar nossa missão loucamente ousada de ‘organizar a informação do mundo’ talvez até alcançável. Mantiveram a mim e ao resto da empresa pontual e focada quando era mais necessário”Larry Page


Assim como Larry, outros grandes nomes já se manifestaram para comprovar a eficácia do método. Então a grande questão não é se funciona ou não, mas sim o que está por trás desta metodologia. O foco aqui são os bastidores. O que as pessoas de fora estão acostumadas a ver são os resultados, mas o que vem antes disso? Os OKRs fazem parte do processo, eles definem como a empresa chegará às metas. Nós vemos empresas crescendo, lucrando, se expandindo cada vez mais, mas não sabemos exatamente como elas fazem isso, correto? Por isso, neste artigo nós mostraremos o que tem por trás desses resultados e a estrutura que ajuda times e empresas a alcançarem a alta performance.

O que é o método OKR?

Metodologia OKR

A sigla, em inglês, significa Objectives and Key Results, que, em sua tradução, fica Objetivos e resultados-chave. É um sistema de gerenciamento de metas, que auxilia no processo de organização das empresas, para que elas tenham mais facilidade e foco na hora de atingir seus objetivos, de forma mais ágil.

Os OKRs podem ser usados tanto de forma colaborativa, quanto de forma individual (não tão comum em empresas maiores), desde que seu principal objetivo seja cumprido: definir metas desafiadoras e ambiciosas com resultados mensuráveis. Um de seus principais diferenciais é a cadência rápida.

O OKR é ágil, ele possui ciclos trimestrais (geralmente), ou seja, metas mais curtas, mais rápidas e com monitoramento mais frequente. Dessa forma, as definições de metas são mais ágeis e focadas, trazendo entregas mais garantidas em um espaço de tempo menor. Além disso, a estrutura top-down e bottom-up (decisões tomadas por níveis superiores e inferiores) permite uma visão mais transparente e ampla de toda a empresa. Assim trazendo uma comunicação melhor e um controle geral mais satisfatório.

Basicamente, o OKR funciona como um facilitador. Ele rastreia o progresso, cria um alinhamento e incentiva o envolvimento em torno de metas mensuráveis. E na prática, ele funciona com base em 3 pilares principais:

1- Objetivos

O que queremos? O que nossa empresa almeja atingir? Onde queremos chegar? Aqui você precisa focar nas fraquezas, defeitos ou possíveis melhorias da sua empresa. O que precisa mudar? O que dá para melhorar?Os objetivos precisam ser colocados de forma simples, inspiradora, clara, ambiciosa e com prazo para conclusão. Eles devem envolver e desafiar a equipe.

2- Key-Results

Estamos atingindo nosso objetivo? Como sabemos que estamos chegando lá? É por aqui que a empresa mede o progresso dos seus objetivos. Os Key-Results são mensuráveis e quantitativos, ou seja, eles contêm um valor inicial e de destino. Não é recomendado colocar mais do que cinco key-results por objetivo, geralmente, são colocados três.

3- Iniciativas

O que faremos para atingir nosso objetivo? Que projetos e tarefas precisamos realizar, para alcançar um key-result? As iniciativas descrevem o que você vai fazer, para conseguir conquistar o resultado esperado. Elas são apostas ou hipóteses. Aqui você vai desenvolver ações, projetos e testes, quebrando em pequenas partes e distribuindo entre a equipe.

Exemplo de OKR

Exemplo de OKR

Calma! Os OKRs podem parecer um bicho de sete cabeças no início, mas eles são bem mais simples do que você imagina. Vamos descomplicar para você com um exemplo:

Objetivo

Lançar com sucesso o Produto X em âmbito nacional.

Key-Results

KR1: atingir 5.000 usuários na primeira semana

KR2: atingir o rating de 4.5 na app store

KR3: atingir 60% de retenção D+1

Iniciativas

1.1: fazer 10 postagens no Instagram comunicando o lançamento do produto

1.2: treinar 5 pessoas na Central de Atendimento

1.3: enviar 3 notificações (push) para cada usuário cadastradoTodas as empresas possuem objetivos de crescimento e desenvolvimento, a parte difícil é saber como chegar lá e acompanhar o progresso.

Quando tornamos esse processo mais claro, automaticamente deixamos nossa equipe mais organizada e pronta para atingir os resultados. Essa divisão de tarefas e esse monitoramento fazem com que os objetivos se tornem mais palpáveis, porque o caminho fica mais acessível. As equipes continuarão tendo seus desafios, mas de uma forma bem mais alinhada e com o foco como uma prioridade.

Stretch Goal

O sistema do OKR permite que se estabeleçam metas bem mais ambiciosas que nas metodologias tradicionais, essas são chamadas de stretch goals (em português: metas de alongamento ou metas estendidas). Esse é um dos termos mais populares dentro da metodologia. A proposta dos stretch goals é desafiar os times para tirar o melhor deles. É possuir times de alta performance, com resultados de alta performance. E isso só é possível graças a todos os outros elementos juntos: agilidade, colaboração, acompanhamento, transparência, etc.

O sistema funciona apenas quando tudo está alinhado. É comum ouvir que se você atinge 100% das metas que sua equipe estabeleceu, é porque elas estão fáceis demais. A intenção não é que você necessariamente consiga atingir tudo, exatamente da mesma forma que foi planejado no início, mas sim que você tenha suporte e condições de explorar o melhor de si.

A definição de strech goals é a metáfora do alongamento: quando você se alonga, você sente dor e desconforto de início, porque você vai “mais do que consegue”. Você sai da zona de conforto. Com o tempo, você vai se acostumando e conseguindo se alongar cada vez mais. Ainda saindo da zona de conforto, ainda sentindo um pouco de dor, mas cada vez com mais capacidade de se alongar mais e mais. Você vai sonhar alto, sonhar grande. Sair da zona de conforto e tentar alcançar o máximo de metas que você conseguir. Se não der, tudo bem. Você, por ter saído da sua zona de conforto, com certeza alcançou mais do que alcançaria em metas confortáveis.

Moonshot X Roofshot

Outros dois termos muito usados dentro do universo OKR são moonshot e roofshot, que são os tipos de metas das equipes.

Moonshot (tiro na lua) são as metas mais ambiciosas e demandam mais tempo. Elas incluem melhorias disruptivas. Consistem em rever todo processo, mudanças mais bruscas na estrutura da empresa.

Roofshot (tiro no teto) são metas menos ambiciosas, mais acessíveis. Consistem em melhorias incrementais, ajustes de bugs, pequenos testes e observações.Não é uma regra, mas é comum ver a seguinte organização nas empresas: 90% das metas são roofshots, enquanto 10% são moonshots. Não é recomendado possuir muitas moonshots num único ciclo, porque como dissemos, são maiores e demandam mais das equipes.

Por que usar uma metodologia de gestão?

Indo direto ao ponto: porque gestão é a base do negócio. Não existe uma boa empresa sem uma boa gestão. Não é apenas uma parte necessária numa empresa, é a estrutura dela. Uma empresa envolve pessoas e, se você não sabe gerenciar essas pessoas, você não tem nada. E esse gerenciamento muitas vezes é subestimado, mas com toda certeza ele não é fácil. Quanto maior sua empresa for, mais difícil é o controle de pessoas e a organização. Por isso, ter uma metodologia que vá de acordo com suas necessidades é fundamental.

Em resumo, todas as empresas têm um foco em comum: lucro. E para chegar nele existem diversas opções. Os principais fatores que determinam o quanto sua empresa vai ganhar e crescer são: planejamento, organização, análise e controle. Todos esses fatores fazem parte da gestão. Ou seja, reiteramos: não existe boa empresa sem boa gestão. E as metodologias apenas facilitam esse caminho.

Por que OKRs e não metodologias tradicionais?

Para ajudar a responder a essa pergunta, nós vamos trazer os 4 superpoderes dos OKRs, citados por John Doerr, um dos maiores nomes dentro do segmento.

Foco e comprometimento: Toda empresa de alta performance se concentra no que realmente importa e são bem esclarecidas sobre suas prioridades. Diferentemente dos métodos tradicionais, os OKRs são muito dinâmicos e adaptáveis. Com a conexão forte entre as equipes, o sistema permite um foco muito maior, já que define exatamente suas prioridades e trás uma perspectiva coletiva das situações, o que ajuda na hora de prever possíveis obstáculos.

Times alinhados e conectados: Se a equipe não estiver alinhada, não é OKR. E isso é um grande diferencial dos outros métodos organizacionais. Os times precisam sempre ter conversas estruturadas e uma boa comunicação, porque o sistema só funciona quando existe colaboração e parceria.

Transparência e responsabilidade: Todos estarão cientes do que todos estão fazendo. Em metodologias tradicionais, o normal é cada um saber de si mesmo e de sua área de atuação. No OKR, a intenção é que todos estejam a par de tudo, para que todos tenham um senso de direção e prioridade maior, sabendo exatamente o que precisam fazer e qual rumo precisam tomar.

Acompanhamento: As equipes estabelecem reuniões semanais regulares para acompanhar seu progresso, onde gerentes e funcionários realizam ciclos regulares de feedback, a fim de dar feedback um ao outro sobre seu trabalho, expectativas e coordenação. Essa não é uma prática comum em empresas tradicionais, que muitas vezes acabam apenas dando ordens e acompanhando dados, mas não utilizam de um acompanhamento detalhado, muito menos feedbacks frequentes.


Como implementar a metodologia OKR?

Como implementar o OKR

Para quem está estagnado, sem usar nenhuma metodologia de gestão em sua empresa, ou então querendo migrar de um método tradicional para a metodologia OKR, esse primeiro passo pode causar um certo impacto. Pensando em auxiliar nesse início de jornada, vamos simplificar, em 6 passos, como você deve começar na implementação do OKR na sua equipe.

Passo #1 Decisão do CEO

Na maior parte dos casos, quem vai sentir a necessidade de uma metodologia são os líderes. Eles têm uma visão mais ampla da parte estrutural, logo reconhecem com mais facilidade suas forças e fraquezas. O CEO é quem toma essas grandes decisões, sobre os rumos que a empresa vai tomar e, por conta disso, cabe a ele dar esses primeiros passos. Para tomar essa decisão, ele já precisará entender exatamente o que é, como funciona e quais as necessidades que serão auxiliadas com os OKRs. Essa parte não é difícil. Todo negócio possui fraquezas e não é possível manter uma empresa de pé por muito tempo sem uma boa estrutura.

Passo #2 Abra o jogo com todos

Mesmo que a implementação comece de cima, todas as áreas serão envolvidas. A metodologia OKR é colaborativa e só funciona com a dedicação de todos. Logo, todos precisam estar cientes. É importante a realização de uma reunião inicial para conversar sobre o novo modo de organização e também de reuniões frequentes com as equipes para auxiliar nesse começo.

Os líderes vão definir os objetivos gerais da empresa, mas as pessoas de todas as outras áreas deverão definir iniciativas e objetivos individuais que complementam esses objetivos maiores. Quanto melhor for a divisão de tarefas e quanto mais as pessoas estiverem a par da situação, mais resultados serão atingidos.

Passo #3 Faça testes iniciais

O ideal é que essa metodologia seja aplicada aos poucos, de forma gradativa. É normal que de início os objetivos não fiquem tão bem alinhados, ou então que a distribuição de tarefas não seja bem recebida. É um processo de readaptação do sistema, então o aconselhado é ir com calma, sem pressa. Começar testando em uma determinada área. Exemplo: lançar um OKR para a equipe de marketing da empresa. E então focar no monitoramento desse objetivo, pelo período de tempo proposto. Assim, é possível analisar melhor os resultados, fazer os ajustes necessários e estabelecer um “padrão” para os próximos que virão.

Passo #4 Defina ciclos e tenha uma organização fixa

Depois dos testes, você já estará apto a definir melhor sua organização fixa. Cada empresa possui suas particularidades, então a organização não precisa ser uma cópia de outra gestão. Os testes vão existir justamente para você entender como sua equipe funciona na prática. Assim, é importante que você estabeleça um cronograma fixo. Os ciclos (período que as metas são estabelecidas, monitoradas e avaliadas), em geral, são de 3 meses. Mas isso é discutível. A organização como um todo também é adaptável. O intuito é desafiar sua equipe a cumprir metas, porém com uma base confortável, que ajude elas a se motivarem.

Passo #5 Check-ins semanais

Esse passo é imprescindível, tanto no início, quanto em todo resto. A base do OKR é estar com equipes alinhadas, conectadas. É ter transparência, para que se tenha foco e contribuição de todos. Os check-ins semanais são necessários para isso. São pequenas conversas, que devem acontecer pelo menos uma vez na semana com toda equipe, a fim de monitorar resultados. A intenção não é ser uma conversa chata com respostas robóticas. É acompanhar tudo que está rolando, de forma breve.

Em geral, as conversas duram por volta de 1 hora. Os pontos principais são: o que está acontecendo? As metas estão andando? Algo mudou nos OKRs? Algo está retardando o processo? A equipe segue confiante? O que estamos fazendo no momento para melhorar os resultados? Como estão as expectativas de cada um? Esse momento é muito importante e precisa ser visto como parte do sistema OKR.

Passo #6 Comemore em cada progresso

Por último, mas não menos importante (não mesmo), a comemoração é necessária. É muito frustrante se dedicar muito para um objetivo, conseguir alcançá-lo e não se sentir valorizado. Quando elogiamos, comemoramos e enaltecemos bons profissionais, estamos ajudando no seu crescimento. Essa é uma parte muitas vezes esquecida, mas fundamental. Não precisa ser algo gigantesco, até porque sabemos que o dia a dia nas empresas é corrido e cheio de tarefas. Mas tirar uma horinha na sexta-feira para comemorar com a equipe, enviar uma lembrancinha ou até mesmo compartilhar nas redes sociais um post sobre as conquistas realizadas, pode fazer toda diferença.

E não precisa esperar o fim do objetivo para fazer isso, os pequenos progressos ao longo da trajetória são importantes. Esses detalhes com toda certeza ajudam muito. Os colaboradores se sentem reconhecidos, valorizados e, por consequência, motivados a melhorar cada vez mais.

Para quem o método OKR é e para quem ele não é indicado?

Como dissemos antes, existem diversas metodologias de gestão que podem melhor se adequar para uma empresa. E, de fato, OKR não é para todo mundo. Ainda existem milhares de empresas com visões e posicionamentos conservadores, em relação à gestão. Isso vai totalmente contra o que a metodologia OKR oferece.

A cultura do top down (modelo em que as decisões são tomadas pelo topo e depois empurradas para os níveis abaixo) foi, por muito tempo, a estratégia mais utilizada. Para gestores que mantêm esse pensamento, o OKR não é uma boa sugestão. Isso porque o OKR trabalha com um modelo top down e bottom up ao mesmo tempo. Ou seja, o topo estabelece objetivos e propõe melhorias, ao mesmo tempo que a base também possui essa liberdade e autonomia.

É um trabalho em conjunto, para que seja possível obter uma visão 360° da empresa. A metodologia OKR é indicada para quem já desapegou desse sistema exclusivamente top down e para quem reconhece a importância de uma cultura organizacional colaborativa e transparente.

Quais os principais benefícios do OKR?

Bom, agora que já demos uma boa introdução, fica a grande questão: será que essa é a metodologia ideal para minha empresa? Para te ajudar a finalmente chegar nessa resposta, vamos listar os principais benefícios do OKR:

  • Foco e comprometimento como prioridades
  • Equipes engajadas por meio da participação colaborativa
  • Times alinhados e conectados
  • Grandes metas se tornando mais palpáveis
  • Transparência e visibilidade de objetivos com mais clareza
  • Agilidade muito maior na entrega de resultados
  • Melhor comunicação
  • Alinhamento estratégico e execução focada
  • Eficácia na tomada de decisões
  • Melhora nas performances individuais
  • Visão 360° da empresa
  • Maior colaboração e melhor desempenho das equipes
  • Maior facilidade em reconhecer fraquezas e possíveis melhorias

Por se tratar de um sistema top down e bottom up, os OKRs tornam mais fácil a transparência e o compartilhamento de ideias. Dessa forma, a gestão fica mais ágil e resolutiva. A estrutura do OKR conta com uma boa comunicação, com times conectados e com um desenvolvimento focado no alcance de metas. Na prática, isso tem um grande impacto, porque é bem diferente de sistemas tradicionais, como os citados anteriormente. Porém, não há dúvidas de que existem inúmeras vantagens.

Erros comuns que você pode evitar

Por fim, decidimos criar aqui uma lista com os principais erros que as empresas cometem quando decidem começar na metodologia OKR. E, como bônus, colocaremos dicas valiosas para tornar seu início mais fácil e proveitoso.

#1 Mudança radical sem comunicação estratégica

Um erro muito comum é a falta de uma comunicação inicial e de uma gestão da mudança. Quando os líderes da empresa decidem implementar a metodologia OKR, mas não conversam com o restante do time adequadamente.

#Dica É preciso entender que essa metodologia impacta em toda cultura da empresa. Dar esse grande passo sem contextualizar, alinhar e preparar a equipe, é uma péssima ideia. O OKR não pode ser empurrado à força. Isso inclusive vai contra a própria metodologia, que tem a ideia de criar um senso de pertencimento dos colaboradores em relação à estratégia. É necessária uma boa comunicação entre top e bottom, em que a equipe seja capaz de entender o porquê da metodologia precisa ser aplicada, a diferença que ela faz, os benefícios e as mudanças que virão daqui para frente.

#2 Adota OKR, mas continua top down

Esse aqui é típico. O CEO gosta da ideia, vê a lista de benefícios que a metodologia traz, decide começar, porém… não se prepara para isso. Ele avisa as equipes, contrata um software de OKR, mas não se adapta com a regra principal: colaboração de todos. Seguir naquele pensamento de “os líderes decidem tudo” não vai funcionar. Isso vai totalmente contra o que é proposto.

#Dica Antes de qualquer coisa, os líderes da empresa precisam estar de acordo com o que a metodologia dita. Os novatos, os estagiários e toda equipe, sem exceção, precisam se sentir livres para compartilhar pensamentos, ideias, desafios e as “dores” das suas áreas. Quando todos compartilham os problemas existentes, os líderes são capazes de enxergar a empresa de forma ampla (360 graus), fazendo isso ser filtrado aos poucos, para que se pense em formas de evoluir. É imprescindível ter essa noção, antes de tomar a decisão de implementar o OKR.

#3 Abraçar mais do que é capaz

É normal que aconteça uma euforia inicial. Aquela vontade de abraçar o mundo e consertar todos os problemas existentes naquele mês, sabe?As equipes começam a traçar 20 objetivos por vez, milhões de iniciativas e… não demora muito para se perderem na organização.

#Dica Baby Steps! Vamos com calma. Um passo de cada vez. É impossível administrar muitos objetivos de uma só vez. Quanto mais objetivos, maior a tendência de acabar esquecendo, não conseguindo monitorar corretamente e, obviamente, tendo resultados mais fracos. Foque em um objetivo por vez, no início. Se concentre e se dedique a ele. Coloquei poucos key results também. Depois, com mais costume e com uma maior maturidade, aumente gradativamente.

#4 Definir antes de pensar

Outro erro comum é sair definindo OKRs e iniciativas, sem pensar direito no que se quer atingir com isso. OKR não é mágica, só estabelecer ele não vai te trazer resultados de alto impacto. Eles precisam ser reais, contextualizados, com sentido e propósito. Eles existem para suprir as necessidades da sua empresa, por isso, não faz sentido apenas ir atirando para todos os lados.

#Dica Analise bem sua empresa, foque nos problemas que existem nela e nas metas que ainda podem ser alcançadas. Se conecte com sua equipe, converse, veja o que eles têm a dizer. Essa é uma das partes mais importantes do processo, então tire um pouco do seu tempo para se dedicar nisso. Comece agora sua jornada OKR

Descarte agora a ideia de fazer tudo isso em planilhas do Excel. Se você já entendeu a importância do OKR na sua empresa, seu próximo passo é decidir o software que facilitará o seu caminho. A Elofy se compromete a te ajudar nessa missão.

Com um software fácil, intuitivo e amigável, nós te ajudaremos a automatizar seus OKRs, além de oferecer features para avaliações de desempenho, feedbacks, pesquisas e muito mais. Gostou do artigo? Conseguimos esclarecer suas dúvidas? Então comenta aí para nós o que você mais gostou sobre a metodologia OKR!

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