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12 soluções para aumentar a produtividade da sua equipe

Você sente que sua equipe não está tão produtiva quanto poderia estar? Ou então que os times estão meio desmotivados e não muito proativos? Tudo bem, esse é um problema que muitas empresas sofrem, mas nós vamos te apresentar as melhores dicas para aumentar a produtividade da sua empresa.

Independente se sua empresa for grande, média ou pequena, o seu foco precisa sempre estar no seu time. Uma equipe que não funciona, é uma empresa que não funciona. Afinal, a base de toda empresa são os nossos colaboradores. Mas, é importante ressaltar que as pessoas nem sempre estão nos seus melhores momentos e é normal que existam fases com uma menor produtividade individual.

Mas, como aumentar a produtividade dos times? O primeiro passo é compreender que um momento não produtivo não define toda trajetória de um profissional. O segundo é saber diferenciar quando é apenas uma semana ruim e quando é uma fase ruim.

E, caso seja uma fase ruim, o terceiro passo é seguir as 12 dicas para aumentar a produtividade que separamos para colocar sua equipe no topo novamente.

como aumentar a produtividade

Fatores que diminuem a produtividade no trabalho

Antes de mostrar dicas para aumentar a produtividade do seu time, é importante olhar para o que atrapalha o foco, o desempenho e os resultados no ambiente de trabalho.

Ter um time produtivo é um grande desafio, de fato, dados nos mostram que apenas 12% dos nossos colaboradores são totalmente produtivos por mais de seis horas por dia. Claro que, ninguém consegue ser produtivo o tempo todo, afinal, somos seres humanos. Mas existem fatores que podem diminuir essa produtividade, tais como:

  1. Falhas na comunicação interna: produtividade e comunicação devem andar de mãos dadas. Problemas de ruídos internos, de falta de alinhamento, podem não só atrapalhar a performance, mas todo o engajamento e até a integridade do time.
  2. Baixo incentivo: a falta de motivação além de diminuir a produtividade, também diminui a satisfação com o trabalho e se forma um looping de insatisfação.
  3. Falhas na gestão de metas: pessoas só conseguem dar o seu melhor quando sabem para onde ir. Por isso, ter metas claras é o ideal para guiar os times para o caminho certo.
  4. Problemas no clima organizacional: quando o clima do ambiente de trabalho não está bom, os colaboradores tendem a se sentirem menos motivados e, conquentemente, menos produtivos.
  5. Falta de planejamento e desorganização: é impossível aumentar a produtividade sem um planejamento estratégico das tarefas de forma organziada e clara para o time.

Dicas para aumentar a produtividade da sua equipe

Agora que você já sabe quais os vilões da produtividade, vamos analisar quais as ações que podem te ajudar a aumentar a produtividade do seu time.

Lembre-se sempre, nem todos vão estar bem e produtivos todos os dias, pois há fatores pessoais que podem influenciar nisso. Mas, é responsabilidade e missão dos líderes ajudarem seus times a aumentar a produtividade e ainda sim mantê-la constante.

1. Entender o que é prioridade

Um dos grandes inimigos da produtividade é a falta de prioridade. Quando estamos cheios de coisas para fazer, mas não sabemos o que é mais urgente e o que é possível deixar para mais tarde, nós ficamos mais sobrecarregados.

Então, para aumentar a produtividade dos times é importante ter uma lista de prioridades. É necessário entender, tanto individualmente quanto coletivamente, a ordem que as tarefas precisam ser realizadas. Assim, tudo fluirá melhor.

2. Metas bem definidas

Seguindo a mesma lógica do item anterior, a falta de metas e OKRs bem definidos também nos deixa meio sem rumo. E só saber eles mentalmente também não adiantam. Eles precisam estar definidos e registrados.

O ideal é que a empresa trabalhe com ciclos rápidos, como os trimestrais, para que a agilidade seja maior. Possuir apenas ciclos anuais na empresa tende a não ter tanta eficácia. Dessa forma, a cada novo início, a equipe se reunirá para discutir metas e definir os OKRs necessários.

3. Alinhamento entre os times

Apesar de existirem pessoas que trabalham melhor individualmente, o alinhamento entre os times é necessário para que se entenda o rumo das situações.

Até mesmo se uma pessoa estiver bem organizada com suas demandas, ela poderá facilmente se desmotivar caso não veja seu time alinhado, indo na mesma direção.

E isso é algo que precisa ser monitorado constantemente. Os líderes terão o papel importante de gerenciar esses times e perceber se estão todos indo para o mesmo lado ou não.

4. Transparência em toda empresa

Enfatizando o item anterior, a transparência é primordial para aumentar a produtividade. Aqui não só com os times, mas com todas as pessoas da empresa, de forma geral. E o jeito mais fácil de conseguir atingir essa transparência são nos check-ins semanais.

Quando somos transparentes, além de dar um norte sobre as expectativas da empresa, também incentivamos os colaboradores a se sentirem pertencentes ao time, isso faz toda a diferença nas entregas.

5. Check-ins semanais

Os check-ins semanais merecem destaque, porque são fundamentais em uma empresa que busca a motivação e aumentar a produtividade. Ao entender que não só seu time, mas também todos os outros times estão alinhados e motivados para um objetivo, a sua tendência é também se motivar.

Pessoas precisam de um propósito, de um guia, para se motivarem, para engajarem com a empresa e darem o melhor em suas entregas.

6. Comunicação clara e objetiva

Algo importante a se dizer é que não basta existirem encontros, reuniões, conversas e check-ins no dia a dia da empresa, se esses diálogos não são compreendidos.

Cada colaborador possui diversos desafios diariamente e a maioria possui dias bem corridos, por isso é necessário que as comunicações sejam sempre objetivas, diretas ao ponto e muito claras.
Sem enrolação, sem perda de tempo e sem interpretações erradas.

7. Feedback contínuo

O feedback contínuo é, provavelmente, o item mais importante para ajudar a aumentar a produtividade. Ou pelo menos está no top 3. Isso porque o seu maior foco é o crescimento e a motivação dos colaboradores. Ele é basicamente a avaliação das ações realizadas pelas pessoas dentro da empresa. Existindo diversos tipos como o feedback positivo, feedback de incentivo, feedback construtivo, etc.

É essencial que isso aconteça nesses casos de falta de produtividade. Às vezes a falta de reconhecimento desmotiva muito uma pessoa. Da mesma forma que um elogio motiva e faz com que ela se dedique muito mais.

8. Conversas 1-1

As conversas 1-1 são, na verdade, um complemento ao feedback contínuo, porque são nelas que eles geralmente acontecem.

Resumidamente, 1-1 é a conversa que ocorre entre líderes e liderados, pelo menos uma vez ao mês, para que o gestor escute o lado do colaborador e veja o que ele pode fazer para o ajudar. Se o caso é uma pessoa desmotivada ou pouco produtiva, esse é o momento em que isso poderá ser conversado e as soluções poderão aparecer.

9. Descansar também é importante

Sim! É isso mesmo. Muitas vezes a falta de produtividade é nada mais nada menos que cansaço. Pessoas não são robôs e em algum momento elas podem se sentir esgotadas.

Para esse problema, existem algumas soluções como: horário mais flexível, day off, happy hours para desestressar, pequeno intervalo durante o horário de trabalho para dar uma respirada e etc.

Aqui vale qualquer coisa que faça a pessoa descansar a mente e o corpo. Às vezes parar de pensar também é importante para que mais ideias surjam depois.

10. Incentivar o crescimento profissional

Como dito no início, uma empresa é feita de pessoas. E algo importante para se lembrar é que cada um desses indivíduos possuem sonhos e metas diferentes uns dos outros. Todas as pessoas possuem desejos. Alguns deles pessoais, outros profissionais. Nos profissionais os gestores têm um papel importante: incentivar.

Não se pode pensar apenas no crescimento da empresa se você quer aumentar a produtividade. Quando os colaboradores crescem, a empresa cresce também. Todos saem ganhando. Por isso, esteja interessado nos sonhos desses profissionais e sempre faça questão de incentivá-los em seus propósitos. Nem sempre esse incentivo poderá ser material, mas às vezes apenas um incentivo falado já basta.

11. Estimule a organização pessoal de cada um

Para além de times e equipes, o individual de cada um também precisa estar bem resolvido. Ao contrário do que foi dito nos primeiros itens, aqui pode existir uma situação inversa.

As equipes estão alinhadas, as metas definidas, as prioridades estabelecidas… mas a lista de tarefas está toda desorganizada. Dessa forma, o profissional pode produzir bem menos porque não está sabendo se organizar.
Estimular a organização sugerindo que as pessoas façam listas de tarefas, planners semanais e planners mensais, por exemplo, pode ser uma ótima ideia para ajudar a aumentar a produtividade, além de muito simples.

12. Utilize um software eficiente

Por fim, não esqueça de fazer tudo isso dentro de um bom software que consiga facilitar todos esses passos de forma ágil e eficaz. É quase impossível conseguir realizar todos esses passos sem a ajuda de uma plataforma que
e automatize processos, principalmente em empresas maiores. Aumentar a produtividade vai muito além de mudanças de comportamento interno e gestão, mas também usar a tecnologia a seu favor.

Por isso, faça uma boa escolha nessa etapa.

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