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Você já se sentiu sobrecarregado no ambiente de trabalho? Já perdeu o sono devido a alguma tarefa pendente ou fez alguma entrega em cima da hora? É provável que sim, não é mesmo? A verdade é que para muitos, gerir o tempo é um grande desafio.

No trabalho, somos cobrados, temos muitas responsabilidades, às vezes nos perdemos nas nossas próprias atividades. Mas o que fazer para melhorar esse cenário e aumentar a produtividade? Como tornar o trabalho mais eficiente e ainda trazer resultados para a empresa?

Bom, para mudar a realidade da sua organização é preciso desenvolver uma soft skill essencial, a gestão de tempo. Quer saber como? Continue lendo.

O que é gestão de tempo?

Antes de explicar a definição da gestão de tempo, imagine um cenário em que você está trabalhando com o celular do seu lado. Enquanto você faz suas tarefas, aparecem várias notificações do WhatsApp. Você para o que estava fazendo, pega o celular, lê e responde às mensagens, já aproveita e olha se tem uma nova curtida no Instagram… e só aí, uns 15 minutos já foram perdidos.

Ao voltar ao trabalho, você já não está mais tão focado como antes e demora para se concentrar novamente. No decorrer das horas, essa situação se repete diversas vezes, e no final do dia, você não conseguiu fazer tudo o que precisava e está sobrecarregado com as pendências. Isso significa que você precisa gerir melhor seu tempo.

A gestão de tempo é uma ação ou um processo de planejamento seguido da execução do controle do tempo e das atividades. É uma forma de organizar seu dia para fique todas suas atividades sejam feitas. Sendo assim, você deve saber o tempo que gastou e o que ainda vai gastar para uma tarefa. Se você não sabe, o primeiro passo é se autoconhecer e entender como funciona a sua rotina.

Importância da gestão de tempo nas empresas

Pesquisa mostra que pessoas que conseguem gerir melhor o tempo, se mostram mais satisfeitas e engajadas, isso porque a gestão de tempo está diretamente ligada ao bem-estar. Nas empresas os resultados são os mesmos. Profissionais que conseguem se organizar melhor e gerir o tempo de trabalho, se tornam mais satisfeitos e, consequentemente, mais engajados e mais produtivos.

Também precisamos levar em consideração que funcionários satisfeitos gera muitos benefícios, tais como: melhora o clima organizacional, diminui o turnover, diminui o estresse, evita situações de burnout, e, assim, melhor os resultados da empresa. Ou seja, todos ganham ao gerir melhor o tempo.

O que faz uma equipe perder tempo no ambiente de trabalho?

No trabalho, os resultados que os colaboradores apresentam à empresa, equivalem à produtividade. Obviamente, resultados positivos mostram que a equipe teve atenção e focou nas tarefas = foi produtiva; e os resultados negativos, o contrário.

A falta da gestão de tempo está diretamente ligada à improdutividade. Mas o que, de fato, faz com que as pessoas não usem seu tempo com eficiência? Os desperdícios de tempo podem ser divididos em dois tópicos: os que nós mesmos geramos, e os causados pelo ambiente.

Um bom exemplo disso: quantos e-mails importantes você respondeu hoje? Quantas mensagens enviou no WhatsApp? Vale a reflexão!

Veja alguns exemplos das distrações causadas por nós mesmos:

• Desorganização: como está o seu local de trabalho? Ele é funcional? Ser desorganizado faz você perder tempo e ânimo na hora de trabalhar;
• Procrastinação: adiar responsabilidades e ações facilita o surgimento de problemas, além de afetar negativamente a sua vida quando se torna um hábito. Cuidado!
• Dificuldade em dizer não: dizer sim para tudo o que pedem, resulta na sobrecarga de trabalho – o que gera automaticamente gera menor produtividade;
• Redes sociais: aqui você já sabe… é muito fácil se distrair e ficar por horas na frente do celular!

Por outro lado, há os “desperdícios de tempo” causados pelo ambiente. É importante dizer que não estamos tirando a importância de nenhuma das atividades a seguir, ok? Só mostraremos o que tira o foco de uma equipe diante das tarefas diárias:

• Reuniões constantes: às vezes, reuniões rotineiras podem influenciar negativamente a produtividade de quem tem uma tarefa a cumprir;
• Conversas paralelas: sempre tem um colega que puxa um papo “aleatório” que muda totalmente o rumo do que estamos fazendo – isso atrapalha muito, mas de forma alguma devemos ser grosseiros, ok?
• Visitas desnecessárias: em alguns casos, os gestores da empresa solicitam uma “visitinha” para que os colaboradores conheçam um cliente ou algum lugar específico de trabalho. Pode ser necessário? Sim! Mas muda o planejamento? Muda!

É difícil conseguir eliminar todas essas distrações, mas com a devida organização e foco, é possível reduzir muito o tempo perdido com elas.

5 dicas para fazer a gestão de tempo e tornar sua equipe mais produtiva

Antes de conferir as dicas, tenha em mente que o tempo é o bem mais valioso que nós possuímos. Por isso, utilize ele para o seu bem. Não desperdice o seu tempo fazendo coisas que lhe proporcionarão sobrecarga ou culpa no ambiente de trabalho.

Mas atenção, usar o tempo para ser mais produtivo não significa colocar várias tarefas espremidas e tentar fazer tudo de uma vez. Gestão de tempo é sobre otimizar seu trabalho, priorizando tarefas essenciais e mais simples e delegar o que não é tão prioridade.

Separamos algumas dicas que podem te ajudar a gerir melhor o tempo e aumentar sua produtividade:

#1 Crie uma lista de tarefas

O primeiro passo para fazer a gestão do tempo, é criar uma lista com todas as tarefas que a sua equipe precisa concluir no dia – essa lista deve ser feita diariamente. Assim, todos visualizarão o que precisa ser feito, e nada cairá no esquecimento. A ideia é “ranquear” tarefas e administrá-las com estratégias, não com “achismo”.

Também é importante focar em prioridades, uma ótima ferramenta para isso é a famosa Matriz de Eisenhower. Conhecida como Matriz do gerenciamento de tempo, seu intuito é distribuir todas as tarefas entre importante, urgente, não importante e não urgente, e ajudar profissionais a gerirem melhor suas rotinas.

#2 Uma tarefa por vez

Focar em apenas UMA tarefa de cada vez, é o segredo de quem tem uma boa gestão de tempo. Por esse motivo, quando você for orientar a sua equipe sobre uma nova tarefa, delegue apenas UMA por vez. Quem quer fazer tudo, acaba não fazendo nada.

Assim, o intuito também é mergulhar em uma única tarefa, sem distrações com outras responsabilidades ou preocupações com o que ainda tem que ser feito.

#3 Estipule prazos

Não, estipular prazos não significa botar pressão na sua equipe! Dar um prazo para uma determinada tarefa, faz com que os colaboradores trabalhem com base no tempo que têm para concluí-la. Com prazos definidos também é possível otimizar a organização e lista de prioridades na hora de executar tarefas.

Evite prazos curtos, pois o intuito dessa ação não é sobrecarregar ninguém, mas sim dar informações que promovam produtividade e foco. Ah, uma dica: dê prazos com no mínimo dois dias antes da entrega real. Assim você estará preparado para correções e imprevistos.

#4 Mantenha sua equipe motivada

Apenas delegar tarefas o tempo todo pode fazer com que a sua equipe não foque totalmente no que precisa ser feito, e trabalhe apenas para cumprir obrigações. Para isso, também é importante que líderes desenvolvam competências que ajudam na motivação e comunicação com suas equipes.

Algumas dicas para aumentar e manter a motivação são: promova atividades ou faça você mesmo alguma coisa que mantenha a sua equipe motivada. Convide os colaboradores para um happy hour, dê “mimos” como forma de reconhecimento pelo trabalho, tire um tempo para conversar e melhor seu relacionamento com seu time, entre outras.

A gestão de tempo e a motivação devem andar de mãos dadas para que, automaticamente, ajuda na produtividade.

#5 Identifique o que faz sua equipe perder tempo

Citamos alguns “desperdícios de tempo” nesse artigo, e agora é a hora de você identificar os que fazem a sua equipe perder tempo. Observe cada colaborador durante o período de trabalho. Se atente ao que faz com que eles parem o que estão fazendo, e o tempo que demoram em cada atividade.

A partir das suas observações, veja o que pode ser feito para gerir o tempo, que medidas você pode tomar para otimizar processos e auxiliar a sua equipe da melhor forma.

É importante agir com respeito e pensando sempre no bem-estar da sua equipe. Às vezes, as pessoas perdem tempo por causa dos costumes da rotina, mas sempre é possível mudar hábitos e se tornar mais produtivo!

Fazendo a gestão de tempo com a plataforma da Elofy

Utilizando a plataforma da Elofy, você não apenas conta com todas as funcionalidades necessárias para fazer a gestão de tempo da sua equipe, mas também consegue registrar, analisar e monitorar dados de maneira simples, rápida e eficaz.

Em um software amigável, intuitivo e fácil de usar, você descarta a ideia de depender de planilhas, papéis impressos, e-mails e todo o resto.

E aí, gostou da nossa explicação? Conseguimos te ajudar? Deixe seu comentário!

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