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Se você trabalha com gestão de pessoas, com certeza já ouviu falar sobre a conversa 1-1 (one-on-one). Neste artigo nós vamos te explicar tudo que você precisa saber para colocar essas reuniões em prática e tornar sua equipe muito mais produtiva, com resultados comprovadamente muito maiores.

Ainda hoje muitos gestores têm dificuldade em reconhecer a importância e em valorizar o feedback visando o crescimento dos colaboradores. E, mesmo quando reconhecem, acabam pecando na execução desse processo. Algo normal de acontecer em empresas tradicionais é a troca de feedback somente de forma anual ou em momentos muito pontuais, por exemplo, quando acontece algo de errado.

Cada vez mais, as empresas têm percebido a necessidade de uma abordagem diferente. Isso porque alguns grandes exemplos de negócios de sucesso mostram equipes bem mais engajadas ao utilizar metodologias com foco no desenvolvimento dos colaboradores.

Uma parte desse processo se dá com as conversas 1-1s. Uma estratégia que está super em alta, mas que ainda gera algumas dúvidas sobre como colocar em prática. Pensando nisso, preparamos esse guia completo respondendo as maiores dúvidas. Confira!

O que é e qual a importância de uma conversa 1-1 (one-on-one)?

Uma conversa 1-1 é uma reunião que acontece periodicamente entre líderes e liderados. Em uma tradução livre para o português, seria uma reunião “cara a cara”. O que pode parecer um pouco intimidador, mas, na verdade, é o contrário.

A intenção é criar uma conexão maior com a equipe, entender o que está acontecendo nos bastidores, passar pelo processo de dar e receber feedbacks e proporcionar um momento mais humanizado entre líder e colaborador.
Em um cenário sem pandemia, as recomendações são de conversas mais casuais, fora do escritório, em ambientes mais confortáveis. Justamente para sair um pouco da rotina e sair do padrão de reuniões formais.

Algumas pessoas acham que conversas 1-1s são apenas para falar sobre processos e resultados, porém, apesar de isso poder ser citado, não é o foco. O objetivo ali é obter novas perspectivas, entender o lado do outro e, a partir disso, estar mais aberto a mudanças.

O líder estará ali para escutar o que o liderado tem a dizer, como está sendo sua rotina de vida de trabalho, quais estão sendo suas impressões sobre a empresa, suas dificuldades e tudo aquilo que for necessário dizer para criar um laço de confiança.

Da mesma forma, o líder poderá dar suas impressões e comentários que ajudem no desenvolvimento do profissional. Porém, o foco é o liderado. Até para que se desconstrua essa ideia da liderança ser a parte mais importante da empresa.

Essas reuniões também servem para essa questão de reiterar um estilo de trabalho colaborativo. Pequisa mostra que colaboradores quando se sentem ouvidos pelos seus líderes têm menos chance de esgotamento e de pedirem demissão. Uma empresa não se constrói sozinha, os colaboradores são responsáveis pelo crescimento dela. Por isso a importância de uma relação digna.

“Mas então as conversas 1-1s são importantes apenas para obter uma boa relação amigável?”

Não! Para isso existem os happy hours. Essas reuniões fornecem os recursos necessários para que o líder saiba lidar com sua equipe e ajudar no crescimento dela.

Essas conversas são extremamente eficazes quando o assunto é alinhamento e desenvolvimento. Ao mesmo que o líder estará analisando o que pode ser melhorado, o liderado estará se sentindo acolhido e valorizado, além de também colaborar com os feedbacks.

A verdade é que a one-on-one, quando eficiente, ajuda a empresa ao todo em aumentar a produtividade dos colaboradores, gerar resultados e ainda, diminuir o turnover, melhorar a retenção de funcionários e talentos, e ainda ajuda a manter um bom clima organizacional.

“Como você poderia dizer ao seu gestor que está tendo problemas com um colega e que isto está bloqueando seu progresso sem jogá-lo ‘embaixo do ônibus? Como você poderia ter ajuda quando ama seu trabalho, mas sua vida pessoal está derretendo? Através de um relatório? Por e-mail? Para essas e outras áreas importantes de discussões, a conversa 1-1 pode ser essencial”

Ben Horowitz, autor do best-seller “A Good Place to Work”

O que perguntar em uma conversa 1-1 (one-on-one)?

Para quem nunca fez, a primeira vez nesse tipo de reunião pode ser estranha. Afinal, o que perguntar? Como perguntar de maneira amigável e não de uma forma séria e padrão de empresa? Aqui vão algumas sugestões de perguntas importantes a se fazer em uma conversa 1-1, mas lembre-se de não deixar esse momento robótico, pergunte o que você sentir vontade na hora e deixem fluir.

Você já deve ter entendido o ponto principal da questão até aqui. Os maiores objetivos dessas conversas são gerar feedbacks, dar voz aos colaboradores e guiar a equipe para melhores resultados. Porém, é importante entender que nada disso vai ser padronizado. Mesmo que se tenha uma lista de perguntas prontas no tópico acima, é necessário saber que cada funcionário terá uma resposta e uma visão diferente (e isso é ótimo).

Então, para que fique claro: o mais importante a se fazer em uma conversa 1-1 é ir com a mente aberta, ouvir tudo, deixar fluir e estar realmente interessado em entender quem está do outro lado.

Valorize as características únicas e individuais de cada pessoa e aproveite esse momento para conhecê-las melhor. Com perguntas como:

1. Você é do tipo que produz mais de noite ou de dia?
2. Você gosta de um lugar fixo de trabalho ou prefere mudar?
3. Você é bom trabalhando sob pressão ou tem dificuldade?
4. Como é seu método de aprendizado?
5. Sua comunicação é melhor falando ou escrevendo?
6. Com o que você fica mais animado no trabalho?
7. O que geralmente te tira do sério? E o que te acalma?
8. Como você prefere receber feedbacks?
9. Como você lida com críticas?

Frequência

A frequência de uma conversa 1-1 depende muito da empresa, isso não tem como ser padronizado. Se você possui um time muito grande, é inviável a realização dessas conversas individuais toda semana, por exemplo. Se você não tiver muitos líderes prontos para guiar essas conversas e a responsabilidade estiver na mão de poucas pessoas, o ideal é priorizar levando em consideração a maturidade do time.

Aquelas pessoas que estão há anos na empresa provavelmente já possuem uma maturidade e uma intimidade maior, o que permite um intervalo de tempo maior entre as reuniões. Os integrantes mais novos e mais inexperientes entram como prioridade.

Com uma empresa menor e com mais disponibilidade de horário, essas reuniões podem ser realizadas toda semana, mas isso não é uma regra. O ideal é pelo menos a cada quinze dias ou, no pior dos cenários, uma vez ao mês.

Duração

A duração já é algo mais padronizado. O ideal é, no mínimo, 20 minutos. Porém, o mais adequado é 40 minutos de conversa.

Andy Grove, um dos maiores nomes dentro da metodologia OKR, disse em seu livro ‘High Output Management’ que se leva entre 20 a 30 minutos de conversa para que tópicos mais sinceros e pessoais sejam ditos.
Por isso, é interessante que essa seja uma média de tempo pré-estabelecida, para que se tenham melhores resultados.

A divisão de falas também pode ser pensada antes, por exemplo: se o tempo disponível é 30 minutos, tente dividir da seguinte forma: 20 minutos para o liderado expressar suas ideias, 5 minutos para as considerações do líder, 5 minutos para o fechamento e conclusões sobre o que foi conversado

Benefícios das conversas 1-1 (one-on-one)

Aqui cabe dizer que os benefícios variam para cada área. Como dito antes, esse método não é meramente uma conversa amigável, mas também não é uma conversa meramente profissional. É um equilíbrio entre os dois. Sabendo disso, podemos entender que as vantagens são diferentes para cada pessoa.

Vantagens para o líder: exercer e potencializar seu papel de gestor; estabelecer uma relação de qualidade; analisar toda sua equipe de uma forma mais profunda; ter uma visão mais ampla do que precisa ser feito; reduzir e evitar possíveis conflitos; desenvolver uma melhor autocrítica.

Vantagens para o liderado: sentimento de pertencimento e valorização; mais motivação para continuar trabalhando da melhor forma; poder falar o que pensa e se sentir acolhido; se sentir pronto para dar passos maiores; enxergar o líder como uma figura mais humana; ter mais vontade de crescer enquanto profissional.

Vantagens para a empresa: obter um ambiente bem mais agradável para todos; atingir a alta performance de toda equipe; evitar problemas maiores; visão ampla de tudo que está acontecendo; possuir colaboradores que vestem a camisa e estão motivados a crescer juntos.

Tipos de conversas 1-1’s (one-on-one’s)

Existem três tipos de 1-1: Get Stuff Done, Learn e Open Up. Todas seguem basicamente os mesmos padrões ditos nos tópicos anteriores, porém com algumas especificações, por terem diferentes propósitos. Vamos conhecê-las:

Get Stuff Done

Esse tipo é utilizado para acompanhar o andamento de projetos semanal ou quinzenalmente. O foco é ajudar os funcionários a realizarem suas tarefas, onde você pode treinar, envolver e orientar.

1. Como foi a semana no projeto?

2. Quais os planos e prioridades para o próximo?

3. Como está a interação com a equipe?

4. Posso ajudar de alguma forma?

Learn

Já esse tipo é usado em conversas trimestrais ou semestrais, focadas principalmente em desenvolvimento e carreira (mas ainda levando em consideração todos os passos citados antes).

Quais atividades te trouxeram maior satisfação até aqui?

1. Onde você quer chegar?

2. O que está te motivando?

3. Quais seus pontos fortes e fracos agora?

4. O que você está fazendo para atingir seus objetivos de agora?

5. O que eu posso fazer para te ajudar?

Open up

Por último, esse tipo é o mais recorrente. São as conversas semanais ou quinzenais exclusivamente para feedbacks. O feedback nesses casos não são críticos, mas sim construtivos e focados em fatos.

1. Onde e quando aconteceu tal situação?

2. Qual comportamento observado?

3. Qual a consequência desse comportamento?

4. Como você enxergou determinada situação?

5. O que você mudaria nisso?

6. Existe alguma coisa que está acontecendo atualmente que não está te agradando?

7. O que podemos fazer para que isso melhore?

Aqui, da mesma forma que em todos outros tipos e em todas outras reuniões, o mais importante é estar aberto a ouvir e não julgar. Essas conversas não podem ser vistas como parte do processo e apenas isso. As reuniões 1-1 não existem apenas para matar tempo e dar um check na lista de obrigações. Antes de adotar esse método, é essencial que se entenda a relevância e o impacto disso na cultura da empresa.

Como a Elofy pode te ajudar?

Quando o gestor, os colaboradores, as equipes e toda a empresa entendem o porquê da realização dessas reuniões, os resultados começam a aparecer. Não somente na questão de números e estatísticas, mas também na questão de bem-estar e conectividade entre todos.

Mas para uma boa estratégia de 1-1 (one-on-one) é preciso da ajuda da tecnologia e nós vamos te explicar o porquê.

Não é uma tarefa tão simples manter a constância e a organização das reuniões de 1-1. Porém, com a Elofy agendar e registrar todas suas one-on-ones, além de receber a notificação por e-mail com o dia da sua reunião e todos os registros relacionados com a mesma; e muitos outros benefícios.

Descarte agora a ideia de fazer tudo isso sem uma organização adequada. Se você já entende a metodologia OKR e entende a importância das 1-1s na sua empresa, seu próximo passo é decidir o software que facilitará o seu caminho.

A Elofy se compromete a te ajudar nessa missão. Com um software fácil, intuitivo e amigável, nós te ajudaremos na sua gestão, oferecendo automatização de OKRs, 1-1s, features para avaliações de desempenho, feedbacks, pesquisas e muito mais.

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