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Como fazer uma reunião one-on-one (1-1) eficiente

Sabemos que o diálogo é essencial para o bom funcionamento de todos os processos de qualquer empresa. Mas o que muitos esquecem é tirar um tempo de qualidade para conversar e ouvir os seus colaboradores. A reunião one-on-one é uma ferramenta que vai ajudar gestores e líderes a melhorarem a relação com seus funcionários, pois possibilita a melhoria na comunicação e na convivência dentro da organização.

Basicamente, a reunião 1-1 é uma conversa exclusiva entre líderes e liderados, é um momento que ambos têm para alinhar questões importantes em relação ao trabalho e de aplicar feedbacks. Também é uma oportunidade para aumentar conexões, entender o que está acontecendo no dia a dia da empresa e proporcionar uma relação mais humanizado entre gestores e seus colaboradores.

A reunião one-on-one é uma das ferramentas mais importantes que você pode usar para gerir uma equipe.

Elizabeth Grace Saunders, autora do livro How to Invest Your Time Like Money.

Mesmo sendo uma ferramenta essencial para o desenvolvimento das empresas, muitos gestores ainda têm dificuldade em manter uma conversa 1-1 eficiente, muitos também não conseguem ver os resultados esperados. Isso acontece porque nem sempre a reunião é feita de forma adequada, então vamos falar mais sobre o assunto neste artigo.

A reunião one-on-one

Quais os benefícios da reunião one-on-one?

Sabemos que a 1-1 é uma ferramenta muito cobiçada pelas grandes empresas e gestores. E antes de falar sobre como gerir uma reunião eficiente, que dê resultado, vamos entender o porquê a one-on-one é tão benéfica e importante para sua equipe.

Segundo pesquisa feita com colaboradores de empresas que já usam 1-1s, 75% dos líderes sentem que seus liderados saem da reunião 1-1 mais motivados do que antes, já 58% dos funcionários afiram que, de fato, saem estimulados e animados com a conversa. O mais interessante é que os profissionais entrevistados relatam o porquê se sentem motivados após uma one-on-one, os motivos mais recorrentes são:

  • Alguns se sentem mais próximos de seus gerentes e da organização em geral.
  • Outros relatam a oportunidade de dar e receber feedbacks.
  • E por fim, alguns sentem que conseguem ser mais bem sucedidos em seus trabalhos.

Sim, as reuniões 1-1 trazem grandes resultados para a empresa, como podemos ver com a pesquisa acima. Mas, além destes, essa ferramenta também traz muitos outros benefícios, tais como:

#1 Aumenta a performance

Como vimos acima, as one-on-ones, quando bem estruturadas, melhoram a motivação dos colaboradores, impactando diretamente a performance e engajamento da equipe. Isso acontece porque essa ferramenta alinha demandas, expectativas, guia os profissionais em seus trabalhos e ainda mostra o quanto a empresa valoriza cada funcionário.

A alta performance e motivação também são portas abertas para melhorar o clima organizacional, diminuir o turnover e assim reter grandes talentos. Mas para que isso aconteça, é preciso manter uma constância nas conversas, de nada adianta fazer uma 1-1 uma vez no ano e esperar que haja grandes melhorias.

#2 Impulsiona o desenvolvimento

Os profissionais estão cada vez mais valorizando o crescimento e desenvolvimento no trabalho. Com reuniões 1-1s constantes e eficientes, é possível conversar sobre as expectativas da empresa e mostrar para o colaborador como construir uma carreira, quais as possibilidades de crescimento e ainda criar um plano de ação para que esse profissional se desenvolva.

#3 Ajuda no feedback contínuo

Quanto o gestor mantém uma constância boa com a reunião one-on-one, é possível manter uma rotina de feedbacks com maior frequência. A verdade é que, o feedback contínuo é outra funcionalidade essencial para motivar e incentivar os funcionários, criar conexões mais fortes entre a equipe, melhorar a performance e melhorar a cultura organizacional. Juntas, ambas as ferramentas podem transformar os resultados das empresas.

#4 Aumenta a confiança dos colaboradores

A conversa 1-1 é um momento em que os profissionais têm para ir além do trabalho, e também entrar em assuntos mais pessoais. Isso é ótimo, pois além de se uma forma de conhecer o funcionário, de entender suas dores e problemas que podem afetar o dia a dia de trabalho, e melhorar o convívio entre eles.

Aprimorar os relacionamentos no ambiente de trabalho é uma forma de aumentar a confiança dos colaboradores com seus líderes e, consequentemente, com a empresa. Aliás, uma pesquisa de Harvard Business diz que líderes inovadores estão investindo em construir ambientes mais seguros para seus colaboradores, afinal, confiança gera melhores performance.

Mas como ter reuniões one-on-one eficientes?

Já vimos como a 1-1 é uma ferramenta muito benéfica para a gestão, mas a pergunta que não quer calar é: como ter uma conversa eficiente, que realmente melhore os resultados? Bom, vamos explorar melhor esse assunto agora.

Vale lembrar que o ideal é que essa reunião seja individual e personalizada para cada colaborador. Também é essencial que as 1-1s sejam regulares e agendadas com antecedência, ok? Então vamos para as dicas:

#1 Planeje-se e alinhe com todos

Parece uma dica óbvia, mas muitos gestores pulam essa parte. A verdade é que planejar sua 1-1 vai auxiliar a todos os envolvidos quanto a organização de suas agendas e também a se preparem para essa conversa. Isso também ajuda a diminuir a ansiedade do colaborador para esse momento, principalmente se vocês estão começando a implementar essa ferramenta.

Esses são os principais pontos que precisam ser planejados com antecedência: a data e o tempo de duração da reunião, a pauta principal e todos os pontos que precisam ser discutidos, sejam dificuldades, estratégias, o que for preciso naquele momento.

Para te ajudar, temos alguns das principais pautas usadas em uma conversa one-on-one:

Performance

A performance do colaborador é um dos temas mais abordados nessas reuniões, mas não é só de resultado que vive uma empresa, então não se esqueça de entender se aquela é a melhor hora para falar de metas, ou se há alguma outra pauta que seja prioridade. Também é importante lembrar que dados são essenciais quando o assunto é performance.

Carreira

A 1-1 é o momento ideal para trazer assuntos que envolvem o plano de carreira do colaborador. Busque separar uma reunião especialmente para isso, entenda as motivações e planos da pessoa, fale das expectativas da empresa e crie um plano para que esse profissional se guie.

Desenvolvimento

Outro assunto que é importante para 1-1s é o crescimento e desenvolvimento do funcionário. Aqui você pode trazer insight das avaliações de desempenho, caso sua empresa já utilize dessa ferramenta, e até criar um PDI (Plano de Desenvolvimento Individual) alinhado com suas competências, facilidades e metas da empresa.

Projetos

Outro assunto que pode ser uma boa pauta é falar sobre projetos em que o colaborador está envolvido, dar feedbacks sobre o assunto, falar de possíveis melhorias e entender quais os sentimentos do profissional com o assunto.

#2 Ouça seu colaborador

É responsabilidade do gestor de guiar a reunião one-on-one, mas o que muitos esquecem, é que esse também é um momento para ouvir o seu colaborador. Conversas precisam ser trocas, não adianta você falar tudo o que precisa, mas deixar de ouvir o que outras pessoas têm para dizer.

Uma ótima dica, principalmente para profissionais mais tímidos e fechados, é sempre fazer perguntas abertas, perguntas que não fiquem restritas ao sim e o não. Dê sempre espaço para que o colaborador se expresse, não julgue nenhuma fala, não tire conclusões sem, de fato, entender a situação. Aqui é um ótimo espaço para colocar em prática todas as dicas de comunicação não violenta que demos.

#3 Foque no que realmente importa

Nenhuma one-on-one é linear, o ideal é deixar a conversa fluir e pode ser que o assunto saia um pouco do rumo. Isso acontece, mas é preciso tomar um certo cuidado, pois há diversos assuntos que podem aparecer nessa reunião e desviar o foco. O importante é focar no que realmente importa no momento, sejam questões sobre performance, desenvolvimento, relacionamentos na empresa, planejamentos, entre outros.

Ao definir a pauta da reunião, lembre-se sempre de focar no assunto escolhido. A questão não é restringir a conversa, mas os resultados só vão aparecer se você souber focar nas questões importantes.

#4 Ache a melhor forma de conversar com cada colaborador

Como sabemos a one-on-one deve ser individual e se possível, personalizada. Cada colaborador tem seu jeito, uns são mais abertos e comunicativos, outros mais fechados, alguns mais sérios, outros mais tímidos. Por isso, encontrar a melhor forma de se comunicar com cada pessoa da sua equipe vai ajudar a manter uma conversa mais fluída e eficiente para a personalidade do profissional. O importante é deixar o seu liderado confortável para falar.

#5 Sempre crie um plano de ação

Imagina a situação em que o colaborador expõe todos os seus pensamentos em relação à empresa e vocês chegam a conclusão de que os processos precisam de melhorias, mas o que deve ser feito para essas mudanças aconteçam? Quem vai fazer essas mudanças? Não adianta ficar horas conversando e ouvindo feedbacks construtivos e não tomar uma ação.

Por isso, no final de uma reunião one-on-one esteja sempre preparado para criar um plano de ação. Isso vai guiar o colaborador para os próximos passos a serem tomados, além de mostrar que você ouviu, entendeu e se importa com a conversa que tiveram.

#6 Feedbacks, feedbacks e mais feedbacks

Como você pode ver, o feedback anda de mãos dadas com a 1-1. Não, uma avaliação como essa pode ser dada em outros momentos, mas é durante essa reunião que gestores e colaboradores têm mais tempo e liberdade para dar um retorno mais detalhado do trabalho.

Dados mostram que 88% dos colaboradores realmente acreditam que avaliações contribuem para seu desenvolvimento, então não deixe de se planejar, dar e pedir feedbacks durante a conversa.

One-on-one e tecnologia

A reunião one-on-one é um momento essencial para a relação entre líder com liderado e nada melhor do que poder alinhar essa ferramenta com a tecnologia. A Elofy, por exemplo, é um software que tem uma proposta de transformar esse momento em algo prático e fácil de ser monitorado. Com nossa plataforma é possível agendar sua 1-1, definir a pauta principal e acompanhar esses pontos junto com seu colaborador. Nós também integramos as reuniões com o e-mail e o Google Agenda e mandamos notificações automaticamente sobre a 1-1. Então venha conhecer mais sobre a Elofy.

Tela de reunião one-on-one na Elofy.

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